تکنیک یک روش کارآمد برای به کار بردن یک مهارت در عمل و شرایط واقعیه که در موارد خاص، بهترین نتایج رو به همراه داره. بیش از 50 تکنیک مدیریت زمان برای انواع مختلف شخصیت، مسائل مربوط به بهره وری و نیازهای کسب و کار وجود داره. در این بخش میتونین با پرکاربردترین تکنیک های مدیریت زمان آشنا بشین.
1) استفاده از لیست کارها
لیست کارهایی که باید انجام بدین چیزی نیست جز لیست کارهایی که باید در یک بازه زمانی مشخص انجام بدین. این یک ابزار بهره وری خیلی ساده، کارآمد و فوق العاده محبوب هستش. راه های مختلفی برای کنترل لیست کارها وجود داره؛ میتونین از یک قلم و کاغذ، نرم افزار دسکتاپ یا یک دفترچه یادداشت دیجیتال استفاده کنین.
2) تابلوی کانبان، تجسم لیست کارهای انجام شده
کانبان یک کلمه ژاپنی به معنای بیلبورد یا تابلو هستش. ایده اصلی تابلوی کانبان در اختیار داشتن یک جدول بصریه که به شما کمک می کنه پیشرفت اهداف خودتون رو پیگیری کنین. تابلوی کانبان اساسا یک لیست بصری از کارهاست.شما میتونین از یک تخته سفید بزرگ برای تجسم کارها یا نرم افزاری که از تجسم کانبان پشتیبانی می کنه استفاده کنین. طبق تجربه، یک تخته فیزیکی خیلی موثرتر هستش.استفاده از تابلوی کانبان خیلی ساده هستش؛ شاما باید چندین ستون روی تخته سفید بکشین و مرحله هر کار خاص رو در اون تجسم کنین. ستون های روی تخته معمولا عبارتند از:انجام دادن،در حال پیشرفت،انجام شده
3) تایم باکسینگ
تکنیک Timeboxing به این معنیه که شما تقویم خودتون رو باز می کنین و یک بلوک زمانی رو که در آینده قراره برای یک کار خاص صرف بشه رو وارد می کنین. به جای اینکه تا زمان تکمیل شدن یک وظیفه روی اون کار کنین، فعالانه تصمیم می گیرین که در چه زمانی و چقدر وقت (و حتی کجا) رو به اون وظیفه اختصاص بدین.این تکنیک مثل برنامه ریزی یک جلسه در تقویم هستش؛ روز و ساعت های شروع و پایان جلسه رو انتخاب می کنین، خروجی دلخواه رو مشخص و اون بازه زمانی رو در تقویم خودتون رزرو می کنین. وقتی که یک باکس (خانه) از تقویم رو رزرو کردین باید با اون مثل یک جلسه برنامه ریزی شده برخورد کنین.این یعنی وقتی روی یک وظیفه تایم باکس شده کار می کنین دیگه از برنامه ریزی مجدد سریع و حواس پرتی خبری نیست. برای کارهای بزرگتر میتونین چندین باکس زمانی رو از قبل رزرو کنین. با چنین رویکردی میتونین روی برنامه زمانی و اولویت های خودتون کنترل کاملی داشته باشین.
4) تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورویا گوجه فرنگی یک روش خیلی محبوب مدیریت زمان هستش که توسط فرانچسکو سیریلو، توسعه دهنده نرم افزار و نویسنده ایتالیایی در اواخر دهه 1980 ابداع شد. ایده اصلی پومودورو خیلی ساده هستش و احتمالا این تکنیک به همین دلیل محبوبیت زیادی پیدا کرده.شما باید کارهای روزانه خودتون رو تقسیم بندی کنین و در فواصل زمانی کوتاه به اتمام برسونین. شما 25 دقیقه ی کامل رو کار می کنین که به اون یک پومودورو میگن و بعدش 3 تا 5 دقیقه استراحت می کنین. بعد از 4 پومودورو، 15 تا 30 دقیقه استراحت می کنین تا دوباره شارژ بشین.برای پیروی از تکنیک پومودورو باید از یک تایمر ساده استفاده کنین؛ این تایمر میتونه یک نرم افزار، آلارم گوشی یا تایمر اختصاصی پومودورو باشه. با پیروی از این تکنیک میتونین تمرکز و زمان ریکاوری کافی برای به حداکثر رسوندن بهره وری خودتون رو به دست بیارین.
5) ماتریس آیزنهاور
یکی از محبوب ترین چارچوب ها برای اولویت بندی وظایف هستش. ایده اصلی این ابزار افزایش بهره وری توسط دوایت دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده مطرح شد و بعدا توسط استفن کاوی در کتاب خودش به نام «هفت عادت افراد بسیار موثر» به صورت یک ماتریس ارائه شد و به محبوبیت رسید.درک و استفاده از ماتریس آیزنهاور خیلی ساده هستش و بر اساس دو بعد فوریت و اهمیت کار می کنه. شما ماتریسی با چهار ربع مختلف می سازین که این ربع ها عبارتند از:
- اول انجام بدین: فوری + مهم
- زمان بندی کنین: غیر فوری + مهم
- محول کنین: فوری + غیر مهم
- حذف کنین: غیر مهم + غیر فوری
6) کار عمیق
کار عمیق اصطلاحیه که توسط کال نیوپورت ابداع شده و بیان می کنه که تمام فعالیت های فکری باید در حالت تمرکز و به دور از حواس پرتی انجام بشن تا توانایی های شناختی شما رو به چالش بکشونن.تنها وقتی که کار عمیق انجام میدین میتونین ارزش جدیدی رو ایجاد کنین، مهارت های خودتون رو بهبود بدین و کارهایی که تکرار کردن اونها توسط دیگران سخته رو انجام بدین. خیلی از مردم وضعیت روانی که شما رو قادر به انجام کار عمیق می کنه رو با عنوان جریان (The Flow) می شناسن.نقطه مقابل کار عمیق، «نیمه کار» یا «کار کم عمق» هستش. این نوع کار کم ارزش معمولا به همراه چندوظیفگی، کار بر روی تعداد زیادی پروژه و ایجاد حواس پرتی در محیط (ایمیل، تلفن، چت و سایر وقفه ها) هستش.بهترین راه برای غلبه بر نیمه کاری اینه که برای مدت زمان قابل توجهی روی یک چیز تمرکز کنین و هر چیز دیگه ای از جمله حواس پرتی ها رو حذف کنین.
مزایای مدیریت زمان
توانایی مدیریت موثر زمان خیلی مهمه. مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی میشه.
1) کاهش استرس:ایجاد و پیروی از یک برنامه کاری، اضطراب رو کاهش میده. همون طور که موارد موجود در لیست کارهای خودتون رو بررسی می کنین، می بینین که پیشرفت ملموسی داشتین. این به شما کمک می کنه در مورد انجام کارها احساس استرس و نگرانی نداشته باشین.
2) زمان بیشتر:مدیریت خوب زمان باعث میشه تا بتونین در زندگی وقت بیشتری رو برای کارهای شخصی خودتون در اختیار داشته باشین. مهارت های مدیریت خوب زمان، جزء ویژگی های کلیدیه که کارفرمایان به دنبال اون هستن. توانایی اولویت بندی و زمان بندی کار برای هر سازمانی خیلی مطلوب و ضروری هستش.
3) توانایی تحقق اهداف :فرادی که مدیریت زمان رو به خوبی انجام میدن، بهتر میتونن به اهداف و مقاصد خودشون دست پیدا کنن و این کار رو در مدت زمان کوتاه تری انجام بدن.
4) افزایش بهره وری:وقتی زمان خود را به طور موثر مدیریت می کنید، می توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید که منجر به افزایش بهره وری و احساس موفقیت می شود.
5) بهبود تعادل بین کار و زندگی:مدیریت زمان به شما امکان می دهد زمان کافی را به کار، خانواده، سرگرمی ها و آرامش اختصاص دهید و در نتیجه تعادل بین کار و زندگی سالم تری ایجاد کنید.
بهترین ابزارها و برنامه های مدیریت زمان
پنج نوع مختلف از ابزارهای مدیریت زمان وجود داره که باید به صورت ترکیبی از اونها استفاده کنین.بزرگ ترین مزیت ابزارها و اپلیکیشن های مدیریت زمان اینه که در مرتب کردن چیزها از مغز شما عملکرد بهتری دارن. امروزه اکثر ما از نوعی اپلیکیشن برای به کارگیری ابزارهایی که در بالا به اونها اشاره شد استفاده می کنیم.
- تقویم
- مدیر وظیفه یا مدیر پروژه
- ردیاب زمان
- برنامه یادداشت برداری (با الگوها)
- ردیابی عادت، ابزارهای پیشگیری از حواس پرتی و موارد دیگه
سخن پایانی
در این مطلب به چند مورد از مهم ترین مزایای مدیریت زمان، بهترین تکنیک ها و مهارت هایی که برای مدیریت موثر زمان نیاز دارین اشاره کردیم. همچنین برای اینکه در استفاده از اونها نتایج بهتری رو کسب کنین، نکات مهم و اساسی رو جمع آوری کردیم تا با کمک اونها برنامه ریزی های بهتری رو انجام بدین.دیریت زمان فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل زمان صرف شده برای فعالیت های خاص هستش.چرا مدیریت زمان مهمه؟سطح استرس شما پایین میاد – روند تصمیم گیری شما بهبود پیدا می کنه – وقت آزاد بیشتری پیدا می کنین – در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام میدین – در اولویت وظایف بهتر میشین – عملکرد کلی شما در محل کار بهبود پیدا می کنه و …. .