مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل زمان صرف شده برای فعالیت های خاص هستش. این نوع مدیریت توانایی استفاده موثر از زمانیه که در یک روز در اختیار دارین.مدیریت زمان روی موارد زیر متمرکز هستش:
- تعیین اولویت ها
- به حداکثر رسوندن زمانی که صرف اولویت ها می کنین
- کاهش زمانی که صرف کارهای بدون اولویت می کنین
نمونه هایی از مهارت های مدیریت زمان عبارتند از:
- اختصاص کار موثر
- تعیین و تحقق اهداف
- اتخاذ تصمیمات کارآمد
- قرارها و وظایف خودتون رو به تنهایی یا به صورت تیمی مدیریت کنین
- مدیریت پروژه های خود
- ایجاد برنامه های جامع روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه
- تجزیه و تحلیل و حل مشکلات
- برنامه ریزی و هماهنگی رویدادها
- کار تیمی کارآمد در مجموع
چرا مدیریت زمان مهمه
زمان شما محدوده و باید با ارزش ترین منبعی باشه که میتونین مدیریت کنین. همه چیزهای دیگه فقط نتیجه تعیین اولویت ها و تصمیم گیری برای زمان لازم برای اختصاص به یک کار خاص هستش. وقتی که مدیریت زمان به درستی انجام بشه:
- سطح استرس شما پایین میاد
- روند تصمیم گیری شما بهبود پیدا می کنه
- وقت آزاد بیشتری پیدا می کنین
- در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام میدین
- در اولویت وظایف بهتر میشین
- عملکرد کلی شما در محل کار بهبود پیدا می کنه
- تایم لاین رو از دست نمیدین
- سازماندهی بیشتری دارین
- تعادل کار و زندگی بهتری دارین
- چالش های اصلی مدیریت زمان
بهترین مهارت های مدیریت زمان که بهتره داشته باشین
توانایی تعریف اهداف SMART: ایجاد اهداف SMART به معنای تعیین اهدافی هستش که خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشن. یک برنامه ردیابی هدف میتونه به شما کمک کنه در مسیر اهداف SMART خودتون بمونین.
توانایی برنامه ریزی و سازماندهی روزانه: برنامه ریزی برای اولویت ها و سازماندهی هر روز به شما کمک می کنه تا در وقت خودتون صرفه جویی کنین و کارهایی رو که لازمه رو به پایان برسونین.
توانایی مدیریت استرس:سطوح بالای استرس توانایی شما برای عملکرد خوب در محل کار رو مختل می کنه؛ به همین دلیل خیلی مهمه که سطح استرس خودتون رو مدیریت کنین.
توانایی محول کردن وظایف:اگر وظایفی رو که لازم نیست حتما خودتون انجام بدین محول کنین، در وقت خودتون برای کارهایی با اولویت و فوریت بیشتر صرفه جویی کردین.
توانایی جلوگیری از حواس پرتی: حواس پرتی، مثل تلفن، شبکه های اجتماعی و همکاران پر حرف شما، وقتی رو که باید صرف انجام کار کنین از بین می برن. بنابراین، بعدا باید تلاش بیشتری رو برای جبران وقت از دست رفته انجام بدین.
توانایی تک وظیفگی: تک وظیفگی یا سینگل تسکینگ در واقع چندوظیفگی جدید هستش؛ شما نمیتونین همزمان روی چند کار به درستی تمرکز کنین. بنابراین، بهتره در یک دوره زمانی ثابت، فقط روی یک کار تمرکز داشته باشین.
توانایی نه گفتن: اگر هر درخواستی رو که برای شما ارسال میشه بپذیرین، فقط روی اولویت های دیگران کار می کنین نه اولویت های خودتون.
توانایی تلاش برای کار با ارزش بالا: اگر 20 درصد از تلاش خودتون رو برای انجام وظایف درست به کار ببرین، 80 درصد از نتایج مورد انتظار خودتون رو به دست میارین.
به عبارت دیگه، به جای کار روی هشت کار آسون که فقط دو مشکل شما رو حل می کنه، روی دو کار دشوارتر کار کنین که هشت مشکل شما رو حل می کنه.
توانایی اجتناب از اهمال کاری:انجام کارهای حاشیه ای که در مسیر رسیدن به اهدافتون قرار ندارن شاید سرگرم کننده و جالب باشن اما مناسب ساعات کاری نیستن. با این کار فقط زمان خودتون رو از دست میدین و مجبورین فردا دو برابر بیشتر کار کنین.
توانایی شناسایی وظایف اولویت دار:وقتی میدونین مهم ترین و فوری ترین وظایف شما چیه، میدونین که اول باید چه کاری رو انجام بدین.
سخن پایانی
اینکه مدیریت موثر زمان میتونه در کوتاه مدت و بلند مدت تفاوت های زیادی رو ایجاد کنه، شاید خیلی بدیهی به نظر برسه. اما با این حال، تعداد قابل توجهی از افراد از تکنیک ها و مهارت های لازم برای مدیریت زمان بی اطلاع هستن و باعث میشه تا در انجام وظایف روزمره خودشون از اونها استفاده نکنن.