گزارش نویسی عامل بسیار مهمی در فعالیت های روزمره زندگی است. از تجارت ها گرفته تا فعالیت های مالی و تجاری و فعالیت های عادی روزمره زندگی. گزارش نویسی همراه با تجزیه و تحلیل داده ها است و در همه کارهای زندگی ضروری است.
گزارش چیست؟
فرآیند جمع آوری و دسته بندی داده ها به قالب قابل فهم برای ارزیابی عملکرد مداوم سازمان می باشد. گزارشات شما می توانند به سوالات اساسی در مورد وضعیت تجارت و سازمان شما پاسخ دهند. آنها می توانند وضعیت برخی از اطلاعات را در یک فایل اکسل یا وورد گردآوری و به شما نشان دهند. گزارش وضعیت چیزی بیش از یک لیست ثبت شده از حقایق و ارقام نیست. به عنوان مثال سرشماری نفوس را در نظر بگیرید. این یک سند فنی است که اطلاعات اساسی درباره تعداد و نوع افراد در یک کشور خاص را انتقال می دهد و می تواند در متن یا در قالب نمودار نمایش داده شود.
برخی از نکات مهم درباره مهارت گزارش نویسی را بررسی خواهیم کرد:
۱. ساختار موضوعی:
یک گزارش باید ساختار مشخص و منظمی داشته باشد. این ساختار معمولاً شامل عنوان، مقدمه، بدنه متن با بخش‌های مختلف، نتیجه‌گیری و پیشنهادها است. هر بخش باید به طور دقیق و منسجم ارائه شود تا گزارش به خواننده اطلاعات کامل و قابل فهمی ارائه دهد.
۲. واضحیت و دقت:
در گزارش نویسی، واضحیت و دقت بسیار مهم است. باید از جملات کوتاه و روان استفاده کرده و از اصطلاحات یا اصطلاحات فنی بدون توضیحات کافی خودداری کرد. همچنین، دقت در انتخاب و استفاده از داده‌ها و اطلاعات به منظور ارائه یک تحلیل صحیح و درست نیز بسیار مهم است.
۳. صحت و موثر بودن:
گزارش نویسی باید صحیح و موثر باشد. باید از گرامر و نگارش صحیح استفاده کرده و از اشتباهات املایی و نحوی پرهیز کنید. همچنین، باید از واژگان مناسب و مفهومی استفاده کنید تا اطلاعات به درستی به خواننده منتقل شود و او بتواند به راحتی متوجه مفهوم و هدف گزارش شود.
۴. مرتبط بودن و ترتیب منطقی:
یک گزارش باید ارتباط و ارتباطی منطقی بین مطالب داشته باشد. باید از ترتیبی منطقی و مناسب برای ارائه اطلاعات استفاده کنید. ابتدا موضوع را معرفی کنید، سپس به تفصیل بررسی کنید و در نهایت با نتیجه‌گیری و پیشنهادات خود پایان دهید. این ترتیب منطقی به خواننده کمک می‌کند تا از جریان مطالب مطلع شود و گزارش را به خوبی درک کند.
۵. استفاده از اطلاعات و منابع قابل اعتماد:
گزارش‌های قوی و موثر، بر اساس اطلاعات و منابع قابل اعتماد بنا شده‌اند. در هنگام نوشتن گزارش، اطمینان حاصل کنید که از منابع قابل اعتماد استفاده کرده و هرگونه ادعای مطلع را با داده‌ها و شواهد قابل تأیید پشتیبانی کنید. این کار به گزارش شما اعتبار می‌بخشد و به خواننده اطمینان می‌دهد که اطلاعاتی که دریافت می‌کند، صحیح است.
۶. قابلیت خواندن و قابلیت فهم:
گزارش نویسی باید به خوانایی و قابل فهم برای همه مخاطبان باشد. از اصطلاحات تخصصی خودداری کنید و اگر لازم است از آنها استفاده کنید، توضیحات و تعریف‌های لازم را فراهم کنید. جملات و عبارات خود را به سادگی و روانی ساختاردهی کنید تا خواننده بتواند با سرعت و سهولت به گزارش شما دسترسی داشته باشد.
یک گزارش استاندارد شامل قسمت هایی نظیر عنوان، چکیده، مقدمه، بدنه، نتیجه گیری، پیشنهادات و پیوست می باشد.
- عنوان گزارش: شامل نام نویسنده، تاریخ و مکان تهیه گزارش می باشد. برای مثال من خانم/ آقا، گزارش بازدید ازدرمانگاه….. ، در تاریخ ….
- چکیده (خلاصه) گزارش: تا حد امکان باید کوتاه باشد و چکیده ای از نکات و اطلاعات باشد. برای مثال خلاصه ای از عملکرد مجموعه ای که بازدید داشته اید در ماه قبل و مقایسه آن با زمان فعلی.
- عنوان گزارش: در این بخش دلیل نوشتن گزارش شما مشخص می شود و به اطلاع مخاطب می رسد که در چه موردی این گزارش را بیان خواهید کرد. برای مثال هدف از بازدید درمانگاه را مشخص می کنید که می تواند بالا بردن سطح رضایت بیماران و پرسنل باشد.
- بدنه گزارش: بخش اصلی گزارش بدنه آن است، که معمولا اصلی ترین اطلاعات و توضیحات در این قسمت وجود دارند. برای مثال اطلاعاتی که برای بهبود روند عملکرد درمانگاه و اطلاعاتی که موجب نارضایتی بیماران و پرسنل می شود را ارائه می دهید.
- نتیجه گیری: از ابتدای گزارش تمامی نتایجی که در توضیحات و اطلاعاتی که بیان شد را باید در این بخش آورده شود.
- پیشنهادات و توصیه ها: پیشنهادات و راهکارهایی که برای بهبود و رفع مشکلات ضروری است باید در این قسمت ارائه شود.
- پیوست: این قسمت شامل داکیومنت هایی است که کمک به اثبات ارائه گزارش و اطلاعات می کند.
سخن پایانی
مهارت گزارش نویسی از جمله مهارت‌های بسیاری مهمی است که اکثر ما به اهمیت آن واقف هستیم اما برای یادگیری این مهارت مهم و ضروری وقت چندانی اختصاص نمی‌دهیم.
اهمیت گزارش نویسی بسیار زیاد است و می‌تواند نقش کلیدی در موفقیت فردی و سازمانی شما داشته باشد. از این رو پیشنهاد می‌کنیم حتما برای یادگیری این مهارت کلیدی و مهم زمان مناسب را اختصاص دهیم.
گزارش نویسی چیست ؟
گزارش یک سند مفید و مختصر است که برای یک گروه خاص از مخاطبان و با هدف مشخصی نوشته می‌شود.
یک گزارش شامل چه مواردی است؟
شرحی از ترتیب موقعیت‌ها یا رویدادها، ارزیابی و تحلیل رویدادها با استفاده از تحقیقات صورت گرفته، بیان نتایج و اقداماتی که می‌توان انجام داد و … .
