برقراری ارتباط مفید و موثر نیازمند توجه به عوامل مختلفی است که می‌توانند در بهبود کیفیت و اثربخشی ارتباط تأثیرگذار باشند
- خودتان و طرف مقابلتان را خوب بشناسید؛
- در ارتباط انعطاف‌پذیر و منعطف باشید؛
- مهارت همدلی و توجه به احساسات طرف مقابل را در خودتان تقویت کنید؛
- قدرت اثرگذاری و مهارت‌های سخنرانی را جدی بگیرید؛
- درخواست و پیامتان را صریح و واضح بیان کنید؛
- فعالانه به طرف مقابل گوش دهید؛
- احترام به طرف مقابل و صداقت در ارتباط را فراموش نکنید؛
- از زبان بدن مناسب استفاده کنید.
چگونه ارتباط موثر و خوب برقرار کنیم؟
برقراری ارتباط اثربخش نیازمند توجه به بعضی موارد و رعایت مراحل مشخصی است درواقع یک ارتباط اثربخش باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد و هرکدام از طرفین باید موارد زیر را در نظر بگیرند.
۱. تمرکز بر فرد مقابل
برقراری ارتباط موثر با دیگران نیازمند توجه به فرد مقابل است. باید به او گوش داده، به نیازها و انتظاراتش پاسخ دهید و به نقطه نظرهای او احترام بگذارید. باید توجه کنید که ارتباط اثربخش در واقع فرآیندی است که به اشتراک گذاشتن و درک نیازها و مسائل طرفین مربوط می‌شود.
۲. استفاده از سوالات باز
یکی از بهترین روش های برقراری ارتباط موثر استفاده از سوالات درست و به‌جاست. استفاده از سؤالات باز به ما کمک می‌کند تا اطلاعات بیشتری را در ارتباط با فرد مقابل استخراج کنیم و درک بهتری از وضعیت و نیازهایش داشته باشیم. سؤالاتی مانند «چگونه؟»، «چرا؟» و «چه تصمیمی می‌گیرید؟» می‌توانند ابزارهای قوی در برقراری ارتباط موثر باشند.
۳. استفاده از فنون ارتباطی
مهارت‌های ارتباطی مانند فنون گوش دادن فعال، ارائه بازخورد سازنده، تأیید و انعطاف‌پذیری می‌توانند در برقراری ارتباط موثر مفید باشند. باید این فنون را بشناسیم و به درستی آن‌ها را در مکالمات‌مان اعمال کنیم.
۴. ارتقای مهارت‌های ارتباطی
برای برقراری ارتباط خوب و مفید، می‌توانید به بهبود مهارت‌های ارتباطی خود بپردازید. می‌توانید دوره‌های آموزشی، کتاب‌ها یا منابع آنلاین مرتبط با ارتباطات اجتماعی و ارتباط مؤثر را مطالعه کنید و تمرینات عملی آن را در زندگی روزمره خودتان انجام دهید. باتوجه‌به این موارد و استفاده از تکنیک‌ها و اصول مناسب، می‌توانید ارتباطات مؤثرتری را در زندگی و کار خود ایجاد کنید.
مهارت‌های لازم برای برقراری ارتباط اثربخش
- گوش دادن فعال و تمرکز کامل؛
- قدرت تفکر انتقادی
- صحبت کردن با وضوح و روشنی؛
- استفاده از زبان غیرکلامی موثر (زبان بدن، اصطلاحات صوری و …)؛
- مهارت پرسشگری و توانایی پرسش سؤال‌های موثر و هدفمند؛
- تشخیص و تفهیم احساسات؛
- همدلی و توجه به احساس طرف مقابل؛
- قدرت بیان احساسات و نیازها؛
- ارائه بازخورد سازنده و مؤثر؛
- استفاده از کلام مثبت و الهام بخش؛
- توانایی تأمل و تحلیل موضوعات؛
- تسلط بر مهارت‌های نوشتاری؛
- مهارت‌های رهبری و کار تیمی؛
- قدرت حل مسئله؛
- تعامل مؤثر در مواجهه با تناقضات و سختی‌ها؛
- ارتباط موثر در محیط‌های چند فرهنگی؛
- تسلط بر مهارت‌های مذاکره و توافق؛
- احترام و توجه به تفاوت‌ها و تنوع؛
- قدرت تأثیرگذاری و رهبری؛
- توانایی ارائه و بیان دیدگاه‌ها و آراء؛
- تسلط بر مهارت‌های ارتباطی در فضای مجازی.
چه چیزی مانع برقراری ارتباط موثر می‌شود؟
۱. عدم تمرکز
سعی نکنید که چندین کار دشوار را همزمان با هم پیش ببرید، در این صورت قادر نخواهید بود کارها را از یکدیگر تفکیک کنید و در ایجاد ارتباط موثر دچار مشکل خواهید شد.
مثلا سعی نکنید زمانی که در حال بررسی گوشی موبایل خود هستید یا مثلا در حال چک کردن برنامه کاری خود هستید از نشانه‌های کلامی یا غیر کلامی نیز استفاده کنید، اینکار می‌تواند روند پیش بردن هردوکار را تا حدی برای شما مشکل کند.
۲. موانع فیزیکی
گاهی اوقات دلیل عدم توانایی شما در برقراری ارتباط ربطی به شخص شما ندارد و صرفا به علت ناهماهنگی‌هایی در محیط اطراف شما رخ می‌دهد. عواملی مانند سروصدای محیط اطراف یا حتی آب‌وهوای نامناسب می‌تواند باعث پرت شدن حواس شما و عدم توانایی در تمرکزتان شود. بهترین راهکار برای مقابله با عوامل بیرونی تمرین تمرکز بر مفهوم خود و عدم اعتنا به اختلالات است.
۳. استرس و اضطراب
استرس و اضطراب از آن دسته عواملی هستند که می‌توانند روند یک گفت و گو و یا یک مصاحبه را به کلی به هم بریزند و مانع از پیشرفت شما به سمت هدف شوند. هنگامی که دچار اضطراب و یا استرس می‌شوید سعی نکنید که با حرف‌های بیهوده یا علائم غیر کلامی این استرس و اضطراب را کنترل کنید.
۴. تفاوت در دیدگاه و نگرش
در قسمت مهارت‌های ارتباطی از توانایی درک نظرات دیگران صحبت کردیم و به طور کلی متوجه شدیم که یکی از ارکان اساسی برقراری ارتباط با دیگران درک منظور و مفهوم سخنان آن‌هاست. حال باید به این موضوع نیز توجه کرد که تفاوت در دیدگاه و نظرات گاهی اوقات می‌تواند برای ما دردسرساز باشد، به این صورت که ممکن است ما به عنوان سخن‌گو در برابر مخاطبمان جبهه بگیریم فقط به این دلیل که در یک مسئله با ما هم نظر نیست. این مشکل ریشه در آن ویژگی شخصیتی دارد که از ما فردی متعصب ساخته و با تعصب بی‌جا روی یک نظر یا عقیده به راحتی به ما در جبهه‌گیری در مقابل دیگران کمک می‌کند.
۵. رفتار های سمی!
رفتارهایی مانند نصیحت کردن، کنترل کردن تصمیمات، قضاوت کردن و بسیاری دیگر از رفتارهایی مانند این رفتارها که در دسته‌ی رفتارهای سمی قرار می‌گیرند باعث ضعف در برقراری ارتباط موثر در کار خواهند شد و ممکن است این حس را به مخاطب شما القا کند که شما سعی در کنترل آن‌ها دارید و خود را بالاتر از آن‌ها می‌بینید.
نتیجه گیری
ارتباط موثر یک عنصر بسیار حیاتی در کوچینگ و همچنین در زندگی شخصی و کاری همه ماست. ارتباط اثربخش به ما کمک می‌کند تا ارتباطات قوی‌تری برقرار کنیم، بهتر و بیشتر از قبل نیازها و هدف‌های دیگران را تشخیص دهیم، بازخوردهای سازنده و مثبت ارائه دهیم و به افراد کمک کنیم تا بهترین نسخه از خودشان را به نمایش بگذارند و تغییرات موثری را در زندگی شخصی و اجتماعی خود ایجاد کنند. برای برقراری ارتباط موثر با دیگران در سازمان‌ها نیاز است به عواملی مانند رهبری قوی، فرهنگ سازمانی متعادل، تیم‌های هماهنگ و همکاری مؤثر توجه شود. بنابراین توصیه می‌شود روی بهبود و تقویت مهارت‌های ارتباطی خود سرمایه‌گذاری کنید تا بهترین نتایج را در زندگی و کار خود بدست آورید.